Comment planifier sa semaine

Comment planifier sa semaine ? Quelles erreurs éviter ? Découvrez des astuces pour mieux planifier votre semaine en 5 étapes qui mènent à l'efficacité et à la sérénité.

Comment planifier sa semaine ? C'est un problème pour beaucoup d'entre nous, mais pas nécessairement pour les mêmes raisons. 
Peut-être, vous sentez-vous dépassé et souhaitez-vous mieux vous organisez ?
Où êtes-vous déjà organisé, mais cherchez-vous à augmenter votre productivité et à consacrer plus de temps aux choses qui comptent vraiment pour vous ?

Quelle que soit votre situation, voici 5 étapes pour planifier efficacement votre semaine, sans oublier les erreurs à éviter. 
Vous commencerez lundi avec un esprit plus léger, une vision plus claire et prête pour le danger. 

1/ Faire le bilan de la semaine écoulée

Tout d'abord : prenez le temps de faire le bilan de la semaine dernière. 
Pour quelle raison ? En identifiant ce qui va bien et ce qui ne va pas, vous pouvez petit à petit optimiser votre organisation. 

Que diriez-vous de ce bilan hebdomadaire ? Voici quelques conseils pour un bilan complet, rapide et efficace.

Évaluer vos objectifs

En repensant à la semaine dernière, demandez-vous : 

• Qu'est-ce que j'ai fait ?

Pas achevé ?

• Que dois-je différer, déléguer ou renoncer ?

Erreur à éviter : reporter systématiquement les tâches inachevées

Après une semaine, certaines choses pourraient ne plus avoir autant d'importance. 
Dans ce cas, ne vous chargez pas inutilement. 
N'hésitez pas à : 

• supprimez-les de votre liste
• ou mettez-les sur votre liste " à faire ". 

Façons d'améliorer

Après avoir terminé cette analyse rapide, profitez-en pour évaluer votre organisation.

• Qu'est-ce qui a fonctionné ?
• Qu'est-ce qui ne s'est pas bien passée ?
• Comment faire mieux la semaine prochaine ?

Avec la pratique, vous réaliserez peut-être : 

• Vous êtes trop optimiste : votre liste est pleine de choses pour lesquelles vous n'avez pas le temps. 
• Vous n'avez pas fait de place dans votre journal pour un document important. 

Résultat : vous êtes coincé à la maison tard le soir. 

• Ou, une fois, vous trouvez le temps de faire du shopping pendant votre pause déjeuner et cela vous fait vraiment gagner du temps le week-end, alors vous devez recommencer

Erreurs à éviter : Identifier les domaines à améliorer sans application pratique.


Déterminer comment s'améliorer chaque semaine est un levier très puissant pour des gains d'efficacité rapides. 
Cependant, au cours de la semaine, nous oublions parfois de mettre en pratique même des choses que nous avons déjà décidées. 
Pour éviter de tomber dans ces biais, je vous recommande : 

• Choisissez un domaine d'amélioration pour la semaine à venir. 
• Notez-le pour l'avoir sous les yeux régulièrement (exemple : note sur ordinateur, agenda, etc.). 
• Le travailler une semaine. 

Vos réalisations

Le dernier élément important de tout examen est de documenter votre succès. 
En fait, on a tendance à oublier rapidement ce qui marche et à voir que le verre est à moitié vide. 
Mais souligner vos réussites est un excellent moyen de rester motivé, enthousiaste et de bonne humeur pour aborder la semaine prochaine. 
Alors, demandez-vous :

• Quelle est ma réalisation cette semaine ?

2/ Identifiez vos rendez-vous importants et ajuster les rendez-vous récurrents

Une fois votre bilan terminé, il est temps d'organiser vos activités de la semaine prochaine ! 
Au programme : Identifiez les événements importants et leur impact sur votre vie quotidienne. 

Événements importants à venir

Consultez votre calendrier : 

• Quels sont les événements et rendez-vous importants à venir ?
• Que dois-je préparer à l'avance ?
• Comment affectent-ils votre emploi du temps hebdomadaire ?

Erreurs à éviter : délai de préparation non estimé

Certains événements importants peuvent nécessiter une préparation, tels que : 

• Étudier un sujet
• Vous arrangez un rendez-vous avec quelqu'un
• Préparer votre intervention

 Le temps de préparation estimé vous permettra d'aborder ces événements plus sereinement et d'éviter les concours de dernière minute. 
Donc, si vous n'êtes pas prêt, verrouillez votre créneau de préparation maintenant. 

Ajustez vos activités régulières


Chaque semaine, vous accomplissez deux types de tâches : 

 Activités répétitives également appelées " routines " Par exemple : 

• Réunion d'équipe tous les jeudis matin
• Rencontre avec le patron tous les 15 jours
• Tous les mardis soir, rendez-vous sportifs
• Sortie en famille tous les dimanches après-midi

Activités ponctuelles telles que : 

• Travailler sur un projet
• Acheter un nouveau téléphone

Cependant, des événements particuliers peuvent perturber vos habitudes et vos activités récurrentes (exemple : voyages d'affaires, fête de famille). 
Donc : 

• Assurez-vous que votre travail et vos habitudes personnelles sont bien documentées. 
• Ajustez votre horaire si nécessaire (exemple : passez à un autre jour). 
• Inclure le temps " tampon " dans le temps de récurrence.

Erreurs à éviter : perdre du temps chaque semaine à identifier vos événements récurrents. 

Au lieu d'essayer de se souvenir de la routine de cette semaine à chaque fois : 

• Listez une fois pour toutes vos activités récurrentes de la semaine. 
• Bloquez ensuite des créneaux horaires ou des routines récurrentes dans votre calendrier. 

Ainsi, chaque semaine, vous gagnez un temps précieux.

• Il vous suffit de consulter votre liste. 
• Ou mieux encore, vos activités quotidiennes sont déjà planifiées dans votre agenda. 

Vous n'avez donc plus à y penser !

3/ Définissez vos 3 priorités pour la semaine

Troisième étape : Établissez trois priorités pour la semaine. 

• Pourquoi ne pas commencer par votre liste de choses à faire ?

Commencer par vos priorités vous évitera d'être submergé par une montagne de choses et de contraintes extérieures. 
C'est un moyen efficace de rester concentré sur vos objectifs et de passer votre temps sur les choses qui sont importantes pour vous. 

• Comment faire ? Il existe ici deux méthodes : 

Méthode 1 : Établissez des priorités pour la semaine en fonction de vos objectifs. 

Définir vos priorités sera un jeu d'enfant si vous avez une vision claire de vos objectifs professionnels et personnels et de la manière de les atteindre avant même de planifier votre semaine. 

L'idée est de cascader les opérations en répondant successivement à ces questions : 

• Quels sont vos principaux objectifs professionnels et personnels pour cette année ?
• Parmi ces objectifs, quelles sont vos trois priorités pour les trois prochains mois ?
• Si vous vous concentrez sur ce mois-ci, quelles sont les trois choses que vous voulez accomplir ?
• Cette semaine, quelles sont les trois choses qui ont le plus d'impact sur vos priorités du mois ?

La réponse à cette dernière question constitue vos priorités pour la semaine. 

Pour éviter de répéter l'exercice chaque semaine, baissez vos objectifs en amont.
Il vous suffit donc de vous référer à vos objectifs du mois pour déterminer vos priorités pour la semaine prochaine. 

Méthode 2 : Choisissez les 3 actions les plus importantes de la semaine

Autre façon : répondre à une question simple. 

• Quelles sont les trois choses qui répondent à cette question, voici deux questions supplémentaires : 

 

• Quelles sont les principales conséquences de ne pas le faire ?
• Qu'est-ce qui aurait le plus grand impact positif s'il était fait (les 20 % qui produisent les 80 % des résultats selon la loi de Pareto) 

Une méthode simple et rapide, mais attention aussi à certains écarts. 

Erreurs à éviter : ne pas tenir compte des préjugés
 

• Assurez-vous de définir ce qui est important pour vous et ce qui ne l'est pas pour les autres. 
• Ne confondez pas urgent et important. 
• Ne vous concentrez pas uniquement sur un aspect de votre vie professionnelle. 
• Astuce : Choisissez au moins une priorité professionnelle et une priorité personnelle sur 3 pour garder un certain équilibre. 
• Pensez à l'impact à moyen et long terme, pas seulement à ce qui vous procure une gratification instantanée. 

4/ Faites votre liste pour la semaine

Avec trois priorités identifiées pour la semaine, il est temps de rentrer plus dans le détail. 

Vos tâches ponctuelles pour la semaine

Faites une liste pour cette semaine : 

• Lister toutes les tâches (hors routine) à accomplir pour la semaine prochaine 
• Assurez-vous d'intégrer les trois priorités après les avoir décomposés en actions.
• Jetez un œil à votre liste mensuelle et prenez une action ou deux pour y parvenir. 
• Relire et ajuster

Les tâches avant tout

Une fois que vous avez construit votre liste, définissez vos priorités tout de suite. 

Pour quelle raison ? Les journées sont pleines de choses inattendues. 
Au bout de quelques semaines, votre emploi du temps risque d'être chamboulé et vous ne pourrez plus tout faire. 
En commençant vos semaines par vos tâches les plus importantes, vous pouvez au moins les garder en sécurité. 
Cela signifie qu'en amont trier votre liste par importance. 

Comment ? Voici quelques conseils

• La matrice d'Eisenhower définissait l'ordre entre l'important et l'urgent. Voir article
• La méthode ABCDE consiste à placer des lettres selon les conséquences et l'importance de le faire ou de ne pas le faire. 
• Ou simplement évaluer les tâches les unes par rapport aux autres (ex : la tâche A est-elle plus importante que la tâche B) 

Une fois la liste triée, vous pouvez : 

• " Marquez " simplement le plus important avec une couleur ou un logo.
• Ou assignez un ordre d'importance en utilisant des nombres (1,2,3,...)

N.B : Logiquement, les tâches les plus importantes devraient inclure vos priorités pour la semaine. 
Si ce n'est pas le cas, demandez-vous si vos priorités sont bonnes et ajustez-les si nécessaire. 

Erreurs à éviter : faire de longues listes et y consacrer trop de temps

L'idée d'une liste de tâches hebdomadaire n'est pas d'y passer la moitié de la journée ou de se surcharger. 

• En 15 minutes maximum, une fois la phase de rodage terminée, vous devriez avoir une vision de vos priorités et de vos listes. 
• Au lieu d'entrer dans des micro-tâches hebdomadaire planifiées, ajustez le niveau de granularité de la liste en fonction de l'urgence et de l'importance de la tâche. 
• Demandez-vous si le nombre de tâches répertoriées cette semaine est réaliste. 

" Sinon, prenez l'habitude de les supprimer tôt ou de les mettre sur votre liste de " chose à faire ". 

5/ Organisez votre liste dans votre journal


La dernière étape de la planification de votre semaine : assurez-vous que tout est à l'heure et mettez à jour votre calendrier en conséquence. 

Voici déjà quelques indices : 

• Regroupez vos tâches (ex : par sujet et type d'activité) et prévoyez des blocs de temps pour les réaliser (au moins une heure). 
• Gardez tout dans votre agenda (temps de travail, temps tampons entre les réunions, temps de gestion des mails, déplacements imprévus ...). 
• Commencez par planifier vos priorités. 
• Utilisez des codes couleurs pour visualiser en un coup d'œil votre semaine et vos priorités (ex : rendez-vous importants = rouge, imprévu = violet, pauses = bleu ...). 

Erreurs à éviter : " trop planifier " et devenir inflexible

Bien sûr, il est sage d'avoir tout à l'ordre du jour, mais attention à ne pas " trop planifier ". 

Par exemple : en divisant votre temps en microtâches, le risque est de passer trop de temps à planifier et à réajuster votre emploi du temps sans vous arrêter en raison d'imprévus ou de contraintes de temps. 
Cependant, les risques et les efforts sous-évalués sont monnaie courante. 

Donc : 

• Préférez travailler par tranches de temps de sujet plutôt que par microtâches. 
• Soyez flexible et prêt à faire avancer votre emploi du temps. 

À vous de voir

Poursuivons. 
J'espère que vous avez une idée claire de la façon de planifier votre semaine et que vous avez déjà quelques conseils que vous pouvez mettre en œuvre rapidement. 

Qu'avez-vous appris ? Comment allez-vous moduler vos semaines de préparation ?

 

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