3 méthodes d'organisation pour définir ses priorités

Derrière " gérer mon temps " se cache la question " comment déterminer mes priorités ?" la plupart du temps. Il existe divers outils pour vous aider à répondre à la question angoissante " par où commencer ? ".  Avec un peu de pratique, vous apprendrez à tirer le meilleur parti de la matrice d'Eisenhower, des filtres et des crapauds.

Lorsque l'école vous appelle pour vous dire que votre enfant est malade et vous demande de venir le chercher au plus vite, vous n'hésitez généralement pas.

Ce dossier si urgent passe au second plan :  s'occuper de votre enfant devient votre priorité absolue.

Votre cerveau sait exactement quoi faire : 

- Appelez immédiatement votre médecin pour prendre rendez-vous. 
- Allez voir votre patron et demandez-lui si vous pouvez partir. 
- Demandez à votre assistante de reporter tous vos rendez-vous de l'après-midi. 
- Contactez votre conjoint ou les grands-parents afin qu'ils puissent gérer la situation pendant votre absence. 
- Travaillez avec votre responsable pour  traiter ce dossier dans cette situation.  

Vous savez exactement quoi faire.
Malheureusement, de nombreuses autres situations n'apportent pas cette clarté. 
Ne pas savoir par quoi commencer peut vous plonger dans une confusion totale. 
Cela peut vous stresser et vous rendre moins efficace et moins productif. 
Mais il y a des solutions ! 

Solution n° 1 : utilisez la matrice Eisenhower pour trier les tâches par urgence et importance.

La matrice d'Eisenhower est l'un des outils de gestion du temps les plus connus et l'un des plus puissants. 

Elle est basée sur une citation du président des États-Unis Dwight Eisenhower (1890 - 1969) qui a déclaré que " ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important ".

Les tâches sur le cadre d'urgent/important doivent être terminées immédiatement. 
  Il pourrait s'agir d'organiser une fête d'anniversaire, de se préparer pour les prochaines vacances, de s'occuper des cadeaux de Noël. 

Les tâches de ce cadrant échouent souvent dans la case urgent/important, faute de leur avoir consacré du temps en amont. 

Pour évaluer la situation, il est nécessaire de planifier ses actions, c'est-à-dire de les noter dans votre agenda. 

Urgent, mais pas important

Certaines tâches doivent être faites, mais s'ont de peu d'importance ou de signification. 
Ce sont celles pour lesquels vous n'avez que peu ou pas de valeur ajoutée. 

Les tâches importantes, mais non urgentes sont des tâches que vous pouvez déléguer.
Votre objectif devrait être de déléguer toutes les tâches de ce cadran. 
Je vous entends déjà dire " oui, mais qui ? ". 
À une assistance, à un collègue plus qualifié que vous dans ce domaine, aux membres de votre famille (comme mettre la table pour vos enfants), à un prestataire de services qui le fera pour vous. 

Pas important et pas urgent

À première vue, vous pourriez penser que vous n'avez aucune action qui entre dans cette catégorie non urgente/ non importante. 

Mais si vous faites un exercice de classement de vos tâches dans la matrice, vous constaterez sans doute que nombre d'entre elles sont objectivement inutiles ou ont peu de valeur ajoutée !  
Par exemple, aller faire plaisir à votre grand-mère en souhaitant une bonne année à une tante du sixième degré dont vous n'avez jamais entendu parler. 
Bon, c'est vrai, l'illustration est un peu ironique ! 

Dans tous les cas, n'hésitez pas à le rayer de votre liste ! Vous gagnerez un temps précieux. 

Solution n°2 : utilisez des filtres préconstruits pour déterminer vos priorités

Les filtres sont comme un tamis.
   
Si elle répond à vos critères de sélection, alors c'est une priorité. 
Si elle n'y répond pas, elle tombera en fin de liste. 

Cette méthode des filtrages nécessite de les définir au préalable. 

Demandez-vous quels sont vos objectifs et quels résultats souhaitez-vous atteindre ?

Toute action que vous entreprenez doit vous aider à atteindre vos objectifs. 
Ce sont des actions prioritaires. 

Par exemple, votre objectif principal est de rester en forme. 
Quel choix feriez-vous entre une marche rapide de 45 minutes à midi ou un déjeuner dans une pizzeria avec une collègue solitaire ?

La tentation d'adopter la deuxième option est grande.  
Si vous savez que l'exercice est la chose la plus importante pour vous, le choix sera plus évident.  

Si vos aspirations professionnelles sont d'obtenir une promotion et de vous voir confier la gestion d'un nouveau portefeuille de clients, cela vous aidera à organiser les dossiers à privilégier. 

Solution n° 3 :

La célèbre méthode d'organisation " avalez un crapaud " vient de Brian Tracy et de son ouvrage du même nom. 

Le crapaud symbolise une action importante pour faire avancer votre projet, mais vous ne voulez pas le faire parce que vous ne savez pas comment le faire, ou parce que vous n'aimez pas le genre de tâche. 

L'idée est donc de commencer votre journée par la tâche qui vous apportera le plus de valeur ajoutée. 
C'est aussi celle qui vous plaît le plus ! Accrochez-vous ! 

Comment établir rapidement des priorités dans la pratique. 

Cela peut vous sembler anodin, mais pour définir par où commencer, encore faut-il identifier les tâches à réaliser.

Pire que de ne pas " savoir par où commencer ", c'est " penser que vous savez par où commencer ". 
Là, boum dans le panneau ! 

Il ne faut en aucun cas céder à la tentation de se précipiter sur la première tâche urgente qui vous vient à l'esprit. 

Prenez le temps de vous organiser. 

1. Faites une liste de tout ce qui vous vient à l'esprit ou regroupez votre liste de choses à faire (si vous en avez une).   
En faisant cette liste et en la révisant régulièrement, vous n'aurez qu'à effectuer une mise à jour. 
2. Mettez chaque action dans la bonne case sur la matrice urgence/importance. 
3. Déléguer tout ce qui est urgent/non important immédiatement
N'attendez pas la fin de la journée pour faire parvenir les éléments nécessaires aux personnes concernées. 
4. Sélectionnez vos crapauds (tâches importantes à forte valeur ajoutée ) en trouvant le meilleur ordre d'exécution.

Par exemple, vous devez faire une liste d'invités pour la fête d'anniversaire surprise de votre conjoint, mais aussi faire la lessive et préparer le déjeuner.
Il est préférable de démarrer d'abord la machine à laver, puis de mettre votre déjeuner à cuire, puis de traiter la liste des invités. 

Cela vous évitera de vous rendre compte qu'en raison de retards dans la préparation du déjeuner, il est midi où pire et vous l'avez complètement oublié ! 

Prendre quelques minutes de réflexion, généralement pas plus de 5 minutes, vous fera gagner un temps précieux. 

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