Organiser son emploi du temps : 11 conseils pratiques pour mieux gérer son temps

La planification dans un agenda vous permet de gérer votre temps et de hiérarchiser les tâches urgentes, d'éviter les distractions et de créer une liste de tâches pour chaque jour qui passe.  La planification vous aide également à éviter de perdre du temps, à mieux gérer les projets et à organiser votre temps de travail pour être plus productif.  Or, gérer son emploi du temps, son agenda nécessite de savoir mieux gérer son temps.

Vous trouverez ici une série de conseils pour vous aider à planifier votre travail de manière optimale et efficace. 
Voici 11 conseils pour organiser votre agenda. 

1/ Format de l'agenda : électronique ou papier ?

Google Agenda, Outlook et d'autres logiciels en ligne sont d'excellents outils pour organiser votre temps. 
Ce type de calendrier vous permet de partager des événements, de consulter votre calendrier via votre compte et de vous envoyer des rappels. 

Vous pouvez aussi utiliser des codes couleurs pour différencier les tâches et les rendez-vous de planification : par exemple, bleu pour les rendez-vous clients, rouge pour les rendez-vous personnels, bleu pour le suivi de projet. 

Mon mari est daltonien et je le laisse choisir des couleurs qu'il peut facilement distinguer.
Pour lui, bleu et jaune, pour moi et les enfants, sauge et rouge. 

La possibilité de partager un calendrier avec des collaborateurs vous permettra de déléguer plus simplement de nombreuses tâches. 

L'avantage d'un agenda numérique est qu'il est accessible partout et modifiable selon les besoins.

Mais pour soi, un journal papier peut être une véritable référence. 
L'agenda papier plus traditionnel permet notamment de conserver des aspects plus spécifiques. 

2/ Fixez-vous des objectifs ambitieux mais réalistes

Vous pouvez vous fixer plusieurs objectifs chaque jour, mais ne vous surchargez pas. 
Imaginez que votre semaine de travail doit être durable sur le long terme. 
Soyez ambitieux, mais n'oubliez pas de fixer des moments calmes où vous pourrez vous reposer et vous déconnecter. 

3/ Organiser votre agenda : faites-le par ordre de priorité

Écrire ce que vous avez à faire vous permet de lutter efficacement contre la procrastination et de savoir ce qu'il faut prioriser et non. 

Pour vous aider à comprendre ce qui est essentiel, vous pouvez vous inspirer de la matrice d'Eisenhower. Voir l'article qui lui est consacré. 

Cela vous permet de savoir ce qui est : 

• Important et urgent, 
• Important, mais pas urgent, 
• Pas important ou urgent, 
• Ni urgent ni important. 

De cette façon, vous pouvez vous occuper immédiatement des choses est importante et urgente. 
Ensuite, vous pouvez planifier des choses importantes, mais pas urgentes. 

Quant à ce qui est urgent, mais pas important, déléguez ! Pour ce faire, établir des exigences claires et précises, puis surveiller les tâches après leur achèvement permet d'économiser du temps et des efforts et vous libère pour travailler sur des tâches plus importantes.

Sachez donc que la priorisation est importante. 
Ce qui est essentiel ! 

Ainsi, votre emploi du temps sera bien rempli et vous saurez par où commencer sans perdre de vue vos objectifs. 

4/ Consolider la liste de tâches à faire

La liste de tâches peut être intégrée dans un calendrier sur le côté ou sur sa propre page. 
Vous pouvez écrire vos taches sur papier ou même utiliser des applications comme keep. 

5/ Laissez la place aux surprises et soyez flexible

Il est important de laisser du temps libre pour les urgences.
Les urgences devraient prendre environ 20 % de votre temps. 
Ainsi, plus précisément, laissez 20 % de blanc dans votre journal. 

Vous pouvez diviser ce temps libre en une journée ou en petits morceaux de chaque journée. 
Vous pouvez commencer par tester et vous améliorer au fur et à mesure. 

Une fois l'imprévu survenu, vous avez 2 façons de le gérer : 

• Faites-le maintenant, car c'est impératif. 

Les tâches que vous devez accomplir seront déplacées vers un créneau horaire libre. 

• Vous planifiez cet événement imprévu dans un temps libre. 

6/ Organisez votre agenda : mettez de la couleur

Qu'il s'agisse de votre journal ou de votre emploi du temps, le codage couleur vous permet de savoir ce que vous avez à faire sans avoir à lire les petites lignes. 
En un coup d'œil, vous savez en quoi consiste votre semaine. 
Cela vous fait gagner du temps. 

Vous pouvez organiser un code couleur par projet (chaque client à une couleur) ou séparer l'agenda professionnel du personnel. 

7/ Affinez régulièrement votre emploi du temps et prenez le temps de réfléchir

Vous pouvez définir un créneau horaire sur le calendrier pour mieux planifier et améliorer votre emploi du temps pour la semaine à venir. 

Prenez le temps de supprimer le contenu inutile ou obsolète. 
Vous pouvez également déplacer certaines tâches pour optimiser votre temps de travail. 

Sachez que, encore plus si vous êtes entrepreneur, il faut prendre du recul pour trouver l'inspiration et les bonnes idées.
Alors, en plus de faire face aux imprévus, il faut prendre le temps de réfléchir. 
C'est tout aussi important, sinon plus important, que le temps consacré aux imprévus, car il est lié à votre vision à long terme (et à votre bien-être). 

Pour cela, il est tout à fait possible de lui consacrer un laps de temps précis. 
Vous pouvez même reporter certaines tâches non urgentes pour profiter du temps qui passe et avoir du temps pour la réflexion. 

8/ Organisez votre agenda : gardez une certaine homogénéité

Selon la loi de Carlson, " une tâche effectuée en continu demande moins de temps et d'énergie qu'une tâche réalisée en plusieurs fois. "
Évitez autant que possible de planifier trop de tâches différentes tout au long de la journée. 
Essayez de maintenir un certain degré d'homogénéité. 

Par exemple, regroupez les réunions et séparez les tâches dans la mesure du possible.
Évitez également de programmer trop de plages horaires pour une même tâche, de peur d'y revenir trop souvent. 
En fait, vous avez besoin d'un " temps d'échauffement " à chaque fois, sinon vous serez moins productif. 

L'idée est donc de travailler par tranches de tâches avec le même thème. 

9/ Productivité maximale

Le lundi, vous voudrez peut-être commencer votre semaine en paix. 
Vous pourriez être plus motivé, plus productif mardi. 
Vous pourriez être fatigué et lent jeudi. 
Enfin, le vendredi est le jour de la semaine le plus proche du week-end, et vous risquez d'être nettement moins productif (focalisation sur la routine, le management). 
Ce délai vous encourage à faire votre travail dans la journée du vendredi. 

De plus, selon votre horloge biologique, vous serez sûrement plus productif le matin ou le soir. 
Fréquemment, nous sommes l'un ou l'autre. 

Prendre des pauses entre différentes tâches est essentiel pour augmenter la productivité.

10/ Créneau horaire court

Pour être efficace, il est recommandé de prévoir des plages horaires courtes avec un minimum de 45 minutes et un maximum de 2 heures. 
Ce sont des moments de travail intenses. 

Nous sommes généralement très productifs en fin de matinée. 
L'heure du déjeuner est le moment où notre productivité baisse, puis entre 16h et 18 h, notre cerveau est à nouveau à son apogée. 

11/ Organiser son journal : limites

Si vous ne vous fixez pas de limites, vous risquez de travailler plus que vous ne le devriez.     
Une efficacité accrue est une conséquence logique de l'étranglement, puisque " vous ne vous tuez pas à la tâche", mais contrôlez quand elle est exécutée. 
Se fixer des limites permet de se challenger : " je peux faire ceci, et cela, pendant un moment... ". 
 

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