12 conseils pour améliorer la productivité du travail

Que ce soit à distance ou au bureau, votre environnement de travail joue un rôle essentiel dans votre productivité et votre concentration.  Qui n'a jamais reporté son travail ? Les tâches répétitives sont une cause majeure de perte de temps des employés sur des tâches organisationnelles.

1/ Mettre en place un environnement de travail idéal

• Voici le problème : votre environnement de travail est rempli de distractions qui occupent constamment votre attention. 
• Solution : Commencez par des choses simples pour prendre le contrôle de votre environnement de travail. 

Déterminez ce que vous pouvez contrôler et prenez les mesures nécessaires pour travailler efficacement. 

Que ce soit à distance ou au bureau, votre environnement de travail joue un rôle essentiel dans votre productivité et votre concentration. 

Peu importe où vous travaillez, essayez de limiter les distractions extérieures afin de mieux vous concentrer sur la tâche à accomplir. 
Commencez par apporter de petites améliorations simples pour y parvenir.
Le bruit vous distrait ? Choisissez des écouteurs ou des écouteurs antibruit. 
Votre chaise de bureau vous fait mal ? Investissez dans une chaise de bureau avec support lombaire.
Créez un environnement de travail idéal et trouvez les bons moyens pour limiter les distractions récurrentes. 
Votre concentration sera au mieux, vous gagnerez en concentration et trouverez votre rythme de croisière. 

2/ Développer une stratégie de gestion du temps

• Voilà le problème : vous avez développé de mauvaises habitudes et vous avez procrastiné. 
• Solution : Arrêtez de procrastiner grâce à des conseils éprouvés en matière de gestion du temps. 

Qui n'a jamais reporté son travail ? La procrastination n'est pas toujours une mauvaise chose : reporter certaines tâches peut parfois améliorer votre bonheur et vous permettre de prendre de meilleures décisions. 
Cependant, lorsqu'il s'agit d'être plus productif et d'accomplir un travail à forte valeur ajoutée, il vaut mieux éliminer toute forme de procrastination. 
C'est un moyen infaillible d'éviter de tomber dans le piège de l'improductivité et de passer sa journée sur les réseaux sociaux. 

Voulez-vous être plus productif ? Les techniques de gestion du temps visent à réfléchir aux tâches à venir de manière à les hiérarchiser, plutôt que de reporter la moitié des tâches à plus tard. 
Planifier simplement votre façon de travailler peut vous aider à vous concentrer davantage. 
Il existe diverses techniques de gestion du temps conçues pour augmenter la productivité. 
J'ai quelques exemples à vous présenter : 
 

• Technique Pomodoro: Pour tester la technique Pomodoro, réglez une minuterie sur 25 minutes et commencez à travailler. 

Après 25 minutes, reposez-vous cinq minutes. 
Il est conseillé de bouger : Par exemple aller à la cuisine pour une collation. 
Si vous ne pouvez pas résister, rien ne vous empêche de consulter les réseaux sociaux. 
Répétez ce processus quatre fois : travaillez pendant 25 minutes, puis reposez-vous durant cinq minutes. 
Après la quatrième séance de travail, faites une pause un peu plus longue (20 à 30 minutes). 

• Principe de Pareto : Également connu sous le nom de " loi de Pareto " ou " loi 80-20 "ce principe simple détermine que 20% des causes créent 80 % des résultats.

Appliqué à la gestion du temps, le principe de Pareto équivaut à investir 20 % de votre temps pour réaliser 80 % de vos tâches. 
Effectuez d'abord des tâches rapides pour augmenter la productivité et concentrez-vous pleinement sur les tâches les plus utiles (les 20 % de votre travail qui occupent 80 % de votre temps). 

• L'approche " faire avancer les choses " (en français) est une stratégie développée par David Allen au début des années 2000. 

Cette méthode de gestion du temps vous oblige à noter tout ce que vous souhaitez accomplir et à le décomposer en tâches simples si nécessaire. 
Fini de chercher à tout retenir et à tenter en vain de prioriser telle ou telle tâche ! Cette méthode vous oblige à consolider tout votre travail en un seul endroit, puis à prendre les actions nécessaires. 
Pour ce faire, assurez-vous de disposer d'un système de création de listes de tâches, comme un outil de gestion des tâches. 

• La méthode " Avaler le crapaud " : Il s'agit d'une stratégie de gestion du temps basée sur la célèbre citation de Mark Twain : " Celui qui doit avaler un crapaud ferait mieux de le faire tôt le matin ". 

Appliquée à la gestion du temps, cette approche consiste à prioriser les tâches les plus complexes sans tergiverser. 
Vous pourrez alors vous occuper en toute tranquillité de tâches plus petites et moins urgentes. 

3/ Réduire les tâches répétées 

• Voici le problème :" travailler pour le travail " nuit à la productivité de votre équipe. 
• Solution : utilisez des outils de productivité pour partager une source unique de vérité avec votre équipe et supprimer les obstacles qui menacent vos activités à forte valeur ajoutée. 

Les tâches répétitives sont une cause majeure de perte de temps des employés sur des tâches organisationnelles. 
Dans un bureau, ces tâches sont souvent de petites tâches moins importantes qui prennent beaucoup de temps, ou encore des tâches répétitives qui pourraient être regroupées, ou encore des recherches interminables d'informations et autres approbations. 
Sans une compréhension claire de qui fait quoi et quand, nous perdons beaucoup de temps à mener des activités improductives. 

4/ Se concentrer sur le temps de productivité maximum

• Voici le problème : vous êtes en réunion toute la journée, sans temps ininterrompu pour un travail approfondi et ciblé. 
• Solution : réunions de groupe et réserver du temps très ciblé.

Faites vos activités principales lorsque vous êtes le plus productif. 

"Êtes-vous du matin ou du soir ?" C'est une question que vous n'avez certainement pas hésité à poser.
Vous savez donc que la productivité évolue en fonction du moment de la journée. 
Certains d'entre nous aiment aller travailler tôt le matin, car c'est à ce moment-là que nous pouvons le mieux nous concentrer. 
D'autres préfèrent retrousser leurs manches après le déjeuner. 
Savoir quand vous êtes le plus productif vous aidera à aborder et à structurer votre journée de travail avec plus de sérénité. 

Une fois que vous avez identifié le moment où votre productivité culmine, travaillez à créer des conditions propices à un travail efficace et réservez des " périodes de concentration " sur votre calendrier. 
Abandonnez les réunions dispersées tout au long de la journée au profit d'un planning optimisé qui met l'accent sur la concentration et la productivité. 
Vous pouvez annoter manuellement votre calendrier et planifier des " heures de concentration ", ou vous pouvez utiliser des outils de gestion de calendrier pour optimiser cette étape. 
Dans les deux cas, essayez d'optimiser votre emploi du temps pour augmenter votre productivité. 

5/ Évitez le multitâche

• Voilà le problème : vous jonglez avec beaucoup de petites tâches, mais elles prennent toutes beaucoup de temps. 
• Solution : Concentrez-vous sur une tâche à la fois pour trouver votre vitesse de croisière.

Pour mémoire, le multitâche dans le cerveau humain est un mythe. 
Lorsque vous essayez de faire deux choses à la fois, votre cerveau traite les informations de toutes les tâches à accomplir, mais plus lentement. 
Ainsi, au lieu d'effectuer une activité comme elle devrait l'être, vous mettez en péril le succès des deux tâches que vous effectuez. 

Pour éviter les distractions et être plus productif, concentrez-vous sur une activité à la fois. 
Assurez-vous de disposer de suffisamment de temps de travail pour vous immerger réellement dans votre travail et atteindre une concentration maximale. 
Lorsque vous êtes complétement immergé dans votre travail, vous êtes dans ce qu'on appelle un " état de concentration élevée ". 
Cet état conduit à une expérience de travail plus énergique, positive et agréable. 
Cet " état " permet de travailler plus vite ; il tend également à éveiller davantage votre créativité et à augmenter votre motivation au travail. 

Voici quelques conseils pour vous aider à trouver le bon rythme sans vous perdre parmi les nombreuses tâches. 

• Il est important de ne pas être distrait.

N'utilisez pas votre téléphone, ne consultez pas vos réseaux sociaux et désactivez les notifications sur votre ordinateur. 

• Avant de vous rendre au travail, prenez une collation et allez aux toilettes et procurez-vous un verre d'eau afin d'éviter tout inconfort physique qui pourrait vous distraire. 
• Si cela vous aide à vous concentrer, écoutez de la musique relaxante. 

Il est préférable de choisir de la musique sans paroles ou d'essayer d'écouter de la musique dans une langue que vous ne parlez pas. 

• Lorsque vous commencez à vous ennuyer, essayez de rendre votre travail intéressant. 

Si vous effectuez une tâche banale ou routinière, essayez de la rendre amusante : organisez un concours interne ou recherchez des éléments récurrents dans votre travail pour éviter l'ennui. 

6/ Prioriser les tâches clés

• Le problème est le suivant : vous avez une montagne de tâches à accomplir, mais vous ne savez pas par où commencer. 
• Solution : connectez vos activités quotidiennes aux objectifs de votre équipe ou de votre entreprise.

Cela vous permet de hiérarchiser clairement les tâches et de comprendre comment votre travail est lié aux objectifs de l'entreprise. 

C'est une bonne chose d'avoir une compréhension approfondie de la manière dont vos activités quotidiennes soutiennent les objectifs de votre entreprise ou de votre équipe. 
Il s'agit d'une condition préalable importante à un travail d'équipe efficace. 
Cette transparence vous permet de mieux hiérarchiser les tâches et de garantir que les tâches critiques sont priorisées. 
De plus, les employés qui voient clairement comment leur travail individuel contribuent aux objectifs de l'entreprise sont deux fois plus motivés que leurs collègues. 

7/ Réduire les notifications 
 

• Voici le problème : vous êtes distrait par des notifications constantes (e-mails, message ou outils de gestion de projet). 
• Solution : désactivez les notifications et utilisez le mode " Ne pas déranger ". 

Pour vous concentrer sur la tâche à accomplir et faire ressortir le meilleur de vous-même, éliminez les distractions : les notifications sont la principale source, qu'elles soient utiles (emails) ou sans rapport avec votre travail (messages ou SMS sur les réseaux sociaux). 

Pour être plus productif, vous ne devez pas vous isoler complétement du monde, mais plutôt utiliser des outils offrant des fonctionnalités telles que les modes Veille/Silence ou Ne pas déranger. 
Vous pourrez alors vous concentrer et vous immerger dans votre travail sans craindre d'être distrait par des notifications inattendues. 

Un autre avantage du mode Ne pas déranger est que les membres de votre équipe savent que vous êtes occupé. 
La plupart des outils dotés d'un mode Ne pas déranger alerteront les membres de l'équipe essayant de vous contacter que vous ne recevez pas actuellement de notifications. 
Vos collègues savent quand attendre une réponse de votre part : vous n'êtes pas disponible pour le moment, mais vous pourrez leur revenir lorsque vous aurez terminé votre travail. 
C'est une excellente façon de développer de bonnes habitudes de travail (et de vie). 

8/ Mettre en place vos outils de travail préférés

• Le problème : est que vous perdez trop de temps à passer d'un outil de travail à un autre (email, chat...). 
• Solution : Adoptez une source de référence unique pour gérer le travail de votre équipe et intégrez tous les outils du quotidien pour limiter les changements environnementaux. 

Saviez-vous qu'un employé en moyenne utilise environ dix applications par jour ? les informations utiles sont dispersées et difficiles à trouver, et cette oscillation entre différents outils fait perdre beaucoup de temps, sans parler de l'inévitable perte de productivité. 
Imaginez que les documents de travail d'une équipe soient regroupés dans un premier outil, qui gère le travail à effectuer dans un deuxième outil, et communique sur les projets en cours dans un troisième outil. 
Accéder immédiatement aux informations pertinentes pour accomplir des tâches devient un casse-tête et nuit à la productivité de l'équipe. 

Pour éviter de perdre du temps, utilisez une source de référence unique : intégrez vos outils professionnels, compartimentez les informations et travaillez plus efficacement. 
Ce sont autant d'avantages offerts par un outil de gestion du travail qui aide votre équipe à coordonner et gérer ses activités. 
Gérez vos tâches et vos communications en un seul endroit pour bénéficier directement de toutes les informations nécessaires aux projets sur lesquels vous travaillez. 

9/ Identifier les tâches manuelles

• Le problème est le suivant : vous consacrez peut-être trop de temps à des processus manuels tels que le tri et l'attribution de tâches. 
• Solution : utilisez un outil qui automatise les tâches répétitives. 

Le travail manuel se présente sous de nombreuses formes : par exemples, trier les demandes, partager les tâches avec les parties prenantes concernées pour une visibilité optimale, ou simplement rester informé. 
Si vous gérez une équipe ou un projet, ces tâches manuelles peuvent vous faire perdre un temps précieux qui pourrait être utilisé pour réaliser un travail approfondi et à forte valeur ajoutée. 

10/ Être capable de dire non
 

• Voici le problème : admettez-le, vous êtes perdu. 
• Solution : Apprenez à dire non aux nouveaux projets ou prenez l'habitude de clarifier les priorités et les disponibilités face à de nouvelles propositions.

En matière de productivité, il peut sembler contre-intuitif de vous suggérer de dire " non " à de nouvelles offres. 
Après tout, les personnes les plus productives ne sont-elles pas celles qui peuvent tout faire ? Exactement, non. 
Les personnes efficaces savent quelles sont leurs priorités et quelles tâches ou projets peuvent passer au second plan. 

Lorsque vous refusez d'accomplir certaines tâches par manque de temps, considérez le bon côté des choses :  vous consacrez plus de temps à des tâches de grande valeur qui soutiennent les projets ou objectifs clés de l'entreprise et sont cohérentes avec votre plan de projet.
En fin de compte, il ne vous sera pas demandé de " tout faire ", mais plutôt de vous concentrer sur les activités les plus pertinentes pour votre équipe et pour vous-même. 

Pour apprendre à dire non lorsque cela est nécessaire, prenez le temps de définir les attentes de votre équipe avec vos collègues. 
Vous pouvez répondre à cette question sous plusieurs angles : 

• Élaborer une stratégie de gestion du changement.

La gestion du changement est la pratique consistant à identifier, documenter et autoriser les modifications apportées à une tâche ou un projet.
Grâce au processus de gestion du changement, les participants au projet peuvent envoyer des demandes de modifications (telles que la portée du projet ou les mises à jour proposées des livrables). 
La demande sera ensuite examinée par les participants au projet et par vous. 
Si la demande est approuvée, vous pouvez commencer à travailler. 
Cependant, les priorités et les effets attendus de ce changement doivent être clairement compris avant de commencer. 

• Créez un formulaire pour recevoir de nouvelles demandes.

Si vous recevez fréquemment des demandes de travail provenant de différents canaux, utilisez des formulaires pour standardiser et simplifier la réception des demandes.  
Le nouveau formulaire de réception de demande vous permet de standardiser la réception des détails fournis par les sponsors lors de la soumission d'une demande : priorité relative, date limite souhaitée, etc. 

• Expliquez clairement vos priorités dès le départ et régulièrement.
   

Même si vous décidez de ne pas refuser la demande, assurez-vous que les membres de votre équipe et les autres participants comprennent les priorités relatives des activités en cours. 
Cela garantit que toutes les parties prenantes sont sur la même longueur d'onde. 

• Apprenez à demander qu'elle soit reportée.

Si vous ne voulez pas ou ne pouvez pas dire non à une tâche, essayez de la reporter. 
Gardez-la sur votre liste afin de pouvoir y remédier en temps opportun, mais n'affectez pas votre productivité en donnant la priorité aux activités pour lesquelles vous n'avez pas assez de temps. 

11/ Préparez-vous au succès

• Voici le problème : vous passez beaucoup de temps chaque matin à réfléchir par où commencer. 
• Solution : avant de terminer votre journée, hiérarchisez vos tâches à venir afin de savoir exactement par quoi commencer le lendemain matin. 

La journée commence et vous êtes prêt à vous mettre au travail... mais au moment où vous arrivez, votre boîte de réception est pleine et vous vous sentez déjà dépassé. 
Nous nous retrouvons tous un jour dans une situation similaire. 
Dans ce cas, votre liste de tâche est bouleversée, alors même que vous l'aviez parfaitement construite en tête la veille. 
Résultat ? Encore une matinée de passée, beaucoup de temps à organiser des tâches et à répondre aux mails. 
Travailler dans un espace de travail complétement encombré ne servira à rien : cela entravera toute forme de travail en profondeur et entraînera des distractions constantes qui détruiront votre productivité. 

Pour éviter ce " matin catastrophe ", réunissez la veille toutes les conditions d'une journée réussie. 
Avant de terminer la journée, accordez-vous cinq minutes pour passer en revue ce que vous devez accomplir le lendemain ; savoir à quoi vous attendre est la meilleure façon de commencer une journée productive. 

12/ Accroître la transparence au sein de l'équipe

• Le problème est le suivant : votre équipe (vous y compris) passe trop de temps à rechercher des informations et à se battre pour obtenir l'approbation.
• Solution : utilisez une source de référence unique pour centraliser le travail, la validation et l'accès à des informations précises pour chaque projet. 

Un dernier conseil pour limiter le " travail sur le tas " et gagner en productivité : assurez une transparence irréprochable au sein de votre équipe et améliorez la visibilité du projet. 
Aujourd'hui, la plupart de nos activités s'exercent en silos, sans lien évident entre elles. 
Chaque fois que nous passons du temps à rechercher des informations, des tâches ou à poser des questions, nous sommes improductifs. 
Par conséquent, vous devez rattraper le temps perdu et terminer nos tâches clés à un autre moment. 
C'est pourquoi nous devons trouver un moyen d'interagir plus efficacement avec nos collègues, d'améliorer le travail d'équipe et de parvenir à un équilibre entre vie privée et vie professionnelle. 

La meilleure façon d'y parvenir est d'utiliser un outil de gestion du travail. 
Le but de la gestion du travail est de coordonner les processus de la structure afin d'apporter à l'équipe la clarté nécessaire pour atteindre plus rapidement ses objectifs. 
Les outils de gestion du travail aident à coordonner le travail des employés à tous les niveaux de l'organisation pour garantir que chacun dispose des informations dont il a besoin pour accomplir son travail le plus important de la manière la plus efficace. 

 

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