Améliorez votre productivité avec le groupement des tâches

Connaissez-vous le groupement de tâches ? Il s'agit d'un mode d'organisation qui vous permet d'augmenter votre productivité en regroupant des tâches similaires.  Soit dit en passant, si vous n'avez pas entendu parler du groupement de tâches, vous connaissez probablement la cuisson par lots.  Principe : Préparer tous les repas de la semaine en une seule fois pour gagner du temps.

Le groupement de tâches est basé sur les mêmes principes, mais peut être utilisé en dehors de la cuisine pour augmenter votre productivité au travail et au-delà ! 

Qu'est-ce que le groupement de tâches ?

Le regroupement de tâches est une méthode de productivité qui consiste à organiser votre journée ou votre semaine en regroupant des tâches semblables que vous consacrerez à une période de temps. 

La méthode de regroupement des tâches est une application pratique de la loi de Carlson, qui dit que " les travaux effectués en série prennent moins de temps et d'efforts que les travaux effectués plusieurs fois ". 

De toute évidence, exécuter de nombreuses tâches en parallèle et les fractionner est le meilleur moyen de réduire la productivité. 

En revanche, le groupement de tâches vous permet de regrouper des tâches similaires afin que

• Améliorez votre concentration : votre cerveau est concentré à 100% sur ce que vous faites
• Augmentez votre productivité : vous pouvez en faire plus en moins de temps et le gain peut être énorme
• Moins de distractions : lorsque vous regroupez des tâches, vous restez concentré, ce qui vous évite d'être distrait à la moindre occasion. 

Le regroupement de tâches, comment ça marche ?

Si vous vous organisez comme la plupart des gens, vous commencez probablement la journée avec une liste de choses à faire, faites-le dans l'ordre (ou pas) et ajoutez-y les appels qui doivent être faits, vos mails, etc. 

Cette routine vous oblige à passer d'une tâche à une autre plusieurs fois par jour. 
Cela signifie qu'entre chaque tâche, vous devez : 

• Ne perdez pas ou ne vous recentrez pas lorsque vous démarrez une nouvelle tâche
• Changez d'état d'esprit et mettez votre cerveau dans le bon « mode » : si vous écrivez un document ou passez un coup de fil, vous n'utilisez pas les mêmes compétences et la même façon de penser. 

Bref, passer constamment d'une tâche à l'autre est le meilleur moyen de réduire la productivité. 

En regroupant des tâches similaires, vous construisez un "cadre " pour organiser votre temps, vous évitant de multiplier les transitions entre différentes tâches. 

En utilisant des groupes de tâches, vous pouvez rester sur la bonne voie et continuer.
Rapidement.

Comment s'organiser en regroupant les tâches pour être plus productif ?

Maintenant que je vous ai parlé un peu des groupements de tâches, il est temps de vous dire comment intégrer les groupements de tâches dans votre organisation. 

1/ Lister vos tâches récurrentes

Les tâches récurrentes sont des tâches qui reviennent périodiquement et restent toujours les mêmes. 

Cela affecte votre vie professionnelle ainsi que votre vie personnelle. 

Quelques exemples de tâches répétitives sur le plan professionnel :  répondre aux mails, passer des appels téléphoniques, rédiger des rapports mensuels, faire la comptabilité, envoyer des bulletins d'informations, organiser des réunions, nettoyer l'espace de travail, etc.
Je suis sûr que certaines des tâches que vous effectuez au travail reviennent régulièrement. 

Quelques exemples de tâches répétitives sur le plan personnel : faire les courses, cuisiner, porter des chemises au pressing, passer la serpillère, etc. 
En effet, notre quotidien est rempli d'une série de tâches répétitives qui nous permettent de subvenir à nos besoins de base (manger, dormir, faire sa toilette, etc.). 

Pour mettre en œuvre l'approche de regroupement des tâches, la première étape consiste à dresser une liste des tâches récurrentes. 

• Quelles tâches effectuez-vous plusieurs fois par jour ?
• Quelles tâches se produisent au moins une fois par semaine ?
• Quelles tâches ont lieu au moins une fois par mois ?

2/ Tâches de groupe

Prenez différents éléments de ta liste et des tâches de groupe. 

Pour le regroupement relatif, la méthode de regroupement de tâches propose de considérer 2 critères : 

• Type de tâche : Ici, nous considérons le niveau de concentration ou l'état d'esprit sur lequel vous devez vous concentrer pour effectuer la tâche.

Par exemple, vous pouvez regrouper toutes les tâches d'écriture. 

• Conditions " physiques " d'exécution des tâches : Vous devez faire vos courses et vous rendre à la banque une fois par semaine ? Regroupez les tâches et optimisez votre trajet pour gagner du temps. 

À vous de regarder les tâches qui vous semblent " logiques " d'être liées dans un même groupe. 

3/ Attribuez un créneau horaire à chaque groupe de tâches

Maintenant que vous avez des groupes de tâches, organisez-les dans votre emploi du temps : pour chaque ensemble de tâches, réservez un créneau dans votre agenda pour les terminer. 

Vous pouvez programmer vos événements par jour, semaine ou mois. 

Alors, le groupement de tâche vous convient-il ?

Le groupement de tâches n'est pas pour tout le monde. 
Comme pour toute méthode de productivité, ce qui fonctionne pour certaines personnes et pas nécessairement pour d'autres. 

Vous devez utiliser le groupement de tâches si : 

• Vous avez des difficultés à vous concentrer sur certains types de tâches. 

Ou vous avez des difficultés à vous concentrer en général. 

• Vous devez éliminer toutes les distractions pour faire avancer votre projet. 
• Votre environnement de travail regorge de distractions potentielles. 
• Vous répétez régulièrement certains types de tâches. 

Le regroupement de tâches peut ne pas vous convenir si : 

• Votre travail change beaucoup et vous devez être capable de vous adapter rapidement à différentes situations. 
• Votre travail ne vous oblige pas à effectuer des tâches nécessitant une concentration intense sur plusieurs heures. 

Par exemple, si votre travail est très centré sur le contact humain et que votre travail comprend des rencontres à enchaîner. 

• Vous pouvez basculer efficacement entre les deux tâches sans aucun problème. 
• Vous appréciez plusieurs tâches tout au long de la journée. 

Vous avez compris, le regroupement des tâches est une technique très utile lorsque vous avez des tâches qui se produisent constamment. 
Cela vous permet d'être plus efficace, plus concentré et de produire un travail de meilleure qualité. 


Bref, c'est une méthode d'organisation qui peut améliorer la productivité au quotidien. 

 

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