18 conseils pour mieux s'organiser au quotidien

S'organiser au quotidien reste un défi de taille. Mais par une multitude de petits gestes, vous parviendrez à reprendre le contrôle. Tout n'est pas qu'une question de rangement et de planification: c'est aussi un état d'esprit propice à l'équilibre entre le travail et le bien-être.

 1/ Faire des listes réalistes

Au lieu de faire une seule longue liste de tout ce que vous devez faire, divisez vos tâches et vos notes en plusieurs listes. Cette division des tâches vous permet de vous sentir moins submergés et de mieux répartir vos actions.

Personnellement, j'ai 5 cahier pour m'organiser:

- Dans mon sac à main : une partie calendrier et une autre avec les tâches à faire
- Dans la cuisine : les menus de la semaine
- Dans mon sac de courses : mon cahier liste de course ( un cahier ne se perd pas, contrairement à une feuille !)
- Dans ma chambre : mon cahier fiche de sport
- A la salle à manger : mon cahier blog.

Avant je n'avait qu'un cahier, celui de le liste des courses.
Je notais tout dedans.
Dès que j'avais besoin de me souvenir ce que j'avais prévu pour les repas, pour pouvoir noter plus loin ma liste de course c'était pas pratique du tout.
Je ne prends que des cahiers à spirale, que je met à la bonne page pour ne pas perdre de temps. Sauf mon cahier de liste de courses et mon agenda, ce sont des cahiers basique, je met un stylo à la dernière page, ce qui me sert de marque page et de ce fait plus besoin au magasin de chercher pendant de longues minutes le stylo au fond du sac.

2/ Classer vos papiers dès réception

Ne laissez pas les papiers ( factures, notes, prescriptions, avis, etc ...) trainer un peu partout... du fond de votre sac à main jusque sur le comptoir de la cuisine en passant par votre table de chevet. Classez-les au fur et à mesure. Et, si vous ne pouvez pas le faire immédiatement, déposez-le dans un seul endroit ( un petit bac ). Ainsi, dès que vous avez du temps, vous pouvez y mettre de l'ordre.

3/ Prioriser les tâches

Chaque matin, pour être plus efficace, prenez du temps pour visualiser votre journée et prioriser votre travail.

Cette méthode fonctionne que si vous êtes votre propre patron. Dans ce cas, faîtes le aussi au travail.

J'utilise cette méthode pour l'organisation, le ménage et le rangement:

-Lundi: ménage hebdo
-Mardi: Ménage en profondeur
-Mercredi:Batch cooking 6 repas, menu de la semaine suivante et liste de course
-Jeudi: Courses
-Vendredi: Congelé la viande acheté la vieille
-Samedi: repos
-Dimanche: Batch cooking pour 5 repas.

4/ Savoir qui vous êtes

Êtes-vous une lève tôt ou une couché tard? Préférez-vous avoir un agenda papier ou une version électronique ? Êtes-vous un visuel ou un auditif? En sachant qui vous êtes, vous saurez maximiser vos aptitudes tout en contournant mieux vos points faibles. Lisez des livres et faîtes un brin d'introspection pour mieux vous définir et ainsi devenir plus efficace. En sachant quand votre énergie est à son comble, vous pouvez mieux planifier votre travail.

Je suis une lève tôt.
Par conséquent j'aime m'activer le matin.
Par contre, après le repas du soir il ne faut plus compter sur moi! J'ai aussi un regain d'énergie après 15h00 jusqu'au repas du soir.
A vous de voir comment vous vous sentez au mieux pour vous y mettre.
Il faut s'écouter et se connaître.

5/ Mettre des limites

Il ne sert à rien de vous astreindre pendant des heures sur un dossier ou d'étirer des réunions d'équipe pendant de longues heures. Au-delà d'un certain point, l'efficacité s'étiole, la motivation aussi, de même que la productivité. Votre concentration n'est plus à son top et vous gaspillez votre énergie.

Tout ce que vous pouvez contrôler, en terme de temps, n'hésitez pas à faire des pauses. Il existe une méthode POMODORO  , si vous êtes à votre compte où même pour les personnes au foyer, essayer cela vous aidera à rester productive, concentré et conservé votre énergie.

6/ Dire non

Vous n'avez pas à accepter toutes les invitations et toutes les tâches qu'on veut vous refiler. Si vous trouvez difficile de dire non à un supérieur qui demande votre aide, soyez astucieux. Acceptez, mais demandez à celui qui vous fait une demande de choisir quelles tâches vous pouvez reporter afin de lui apporter votre aide. Vous remettez la décision de son côté et vous ne vous retrouvez pas avec un horaire surchargé.

7/ S'accorder des plaisirs

Non, personne n'est productif à 100% toutes les heures. Ne pas prendre de pauses n'est pas une bonne stratégie. Accordez-vous des moments de plaisir pour permettre à votre cerveau tout aussi bien qu'à votre corps de récupérer. Ce n'est pas simplement important de le faire, mais essentiel. Pour vous habituer, notez ces moments de détente directement dans votre agenda.

Je m'accorde plusieurs fois par semaine des moments pour prendre soin de moi.

- Deux fois par semaine je prends un bain.
- Promenade avec mon chien
- Faire les magasins avec ma fille
- Lecture, cappuccino, sieste Surtout, ne culpabiliser pas de vous reposer. JAMAIS !

8/ Mettre des échéances

Si on vous donne 3 jours pour boucler un dossier, vous le remettez au bout de trois jours. Si votre délai avait été une semaine, vous auriez pris une semaine à le faire. Il est donc bon de vous donner des échéances honnêtes pour éviter la surcharge et le stress, mais aussi pour ne pas que le travail s'étire trop.

Mettez aussi des échéances dans votre ménage, votre organisation et votre desencombrement, en fonction de la tâche à accomplir.

9/ Stopper les distractions

Faire deux choses en même temps ne vous permet pas de gagner du temps : vous en perdez. Quand vous êtes constamment dérangé pendant une tâche, vous prenez plus de temps à la faire. Arrêtez de diluer votre degré d'attention et de concentration, vous en verrez rapidement les bénéfices. Isolez-vous quand vous avez une tâche complexe à faire, fermez votre téléphone... .

10/ Communiquer vos besoins et vos attentes.

Pour bien s'organiser, il faut d'abord bien communiquer. Assurez-vous de dire clairement vos besoins et vos attentes à vos employés, vos collègues ou au membres de votre famille. Une équipe productive et efficace est composée de membres qui savent ce qu'ils doivent faire et les délais qui leur sont accordés. Si vous êtes clairs, tout roulera plus rondement. N'attendez pas qu'on devine vos besoins; exprimez-vous!

Comment ça se passe chez nous:

Mon mari fais sa propre routine matinale. Il y inclut, vider et ranger le lave vaisselle, allumer le poele, s'occuper du chien et des poules. 
En fonction du jour de la semaine, les enfants ont des tâches à faire comme : mettre la table, débarrasser la table, nettoyer leur chambre, et occassionnellement quand j'ai besoin d'eux il m'aide volontier. 

11/ Rapetissez votre espace

Arrêtez de croire que si vous aviez un bureau plus grand ou une maison plus spacieuse, vous seriez mieux. Plus vous avez de l'espace,moins vous faîtes de rangement et de classement. De fait, plus vous êtes encombrés, plus vous perdez du temps à chercher vos dossiers ( vos crayons, votre agrafeuse, votre téléphone, etc ... ). 

12/ Déléguer sans arrière-pensées

Vous n'avez pas à tout faire toute seule. Mais si vous décidez de déléguer, il faut que vous acceptiez de perdre ce contrôle. Il ne sert à rien de déléguer une tâche si vous y pensez encore et si vous vérifiez sans cesse la manière dont l'autre personne l'accomplit. Déléguer, c'est abandonner. Passez le flambeau sur des tâches qui ne génèreront pas de stress supplémentaire chez vous.

Qu'est-ce que l'on peut déléguer sans hésiter: ( tout dépend notre degrés de supporter un peu de poussière ) .
-La chambre des enfants ( je fais encore le changement de draps pour les deux derniers ( 9 et 8 ans )
- La salle de jeux ( le dimanche soir, elle doit être ranger pour que je puisse faire mon ménage hebdomadaire le lundi )
- Mettre et débarrasser la table.
- Ranger et nettoyer la cuisine après le repas ( je le fais uniquement le dimanche midi et le mercredi midi pour être prête pour mon batch cooking de l'après midi)
- Le garage
- Aspirateur en semaine dans les pièces à vivre.

13/ Colorer votre agenda

Créez un code couleur pour votre agenda et votre calendrier familial. Ainsi, vous aurez, en un simple coup d'oeil, un aperçu de vos journées. - Voilà une technique simple qui allège votre charge mentale. Accrochez votre calendrier dans un endroit stratégique ou toute la famille peut le consulter et y ajouter des notes.

Ici, nous avons 3 agenda. Le premier un agenda électronique. Qui sert essentiellement à mon mari ou pour la prise de rendez-vous. Mon mari est de couleur bleu, et moi et les enfants de couleur sauge. ( mon mari est daltonien, donc il a choisi des couleurs qu'il différencier bien pour l'aider à bien visualiser )

- le second, c'est mon agenda. Je fonctionne par couleur : mon mari bleu, moi rose, ma fille rose fushia, mon deuxième vert, mon troisième turquoise, mon quatrième violet, mon cinquième rouge.

- le troisième est un agenda exclusivement pour les enfants. Il n'y a pas de code couleur mais une ligne pour chaque enfants.

14/ Fermer la télé aux heures de pointe

Les matins sont chaotiques chez vous ? Fermez les distractions comme la télévisions et la radio. Vous récupérerez toute votre attention ( et celles des autres membres de votre famille ). Plus encore, vous partirez pour le travail l'esprit plus calme. Souvent, la télé ne vous divertit pas autant qu'elle vous dérange et même mine votre moral. Le son ambiant finit par déranger tout le monde et augmente votre niveau de stress. Qui a besoin de ça ?

15/ Déterminer le degré d'urgence et d'importance

Pour mieux s'organiser au quotidien, il faut savoir faire la réelle différence entre" urgent " et " important ". Vos journées ne devraient pas être qu'une succession de tâches urgentes, vous devez aussi prendre du temps pour des choses qui sont importantes pour vous ( même si elles ne sont pas urgentes ). L'équilibre entre les deux est nécessaire. Une tâche peut être" urgente et importante " et une autre " pas urgente, mais importante ", mais les deux devront être faites pour que vous vous sentiez bien au terme de votre journée.

16/ Prendre l'air

Eh oui, prendre l'air permet de vous aérer les idées et revenir à votre tâche avec l'esprit plus vif. Vous avez peut-être toujours l'habitude de repousser ce moment parce que vous vous croyez trop occupés, mais vous vous tirez dans le pied. Évitez de devenir " trop fatigués " et totalement improductifs. Une marche vous permet de réactiver votre entrain et votre énergie. Prévoyez des alertes sur votre téléphone pour vous accorder, du moins, une petite pause. Faîtes des étirements pour délier vos muscles. Levez-vous et marchez un peu. Ainsi, vous posez des gestes qui vous assureront de ne pas vous retrouver avec trop de stress accumulé.

17/ Terminer une tâche

S'éparpiller n'est pas une bonne idée. Il vaut mieux terminer une tâche complètement avant d'en commencer une autre. Il est vrai que votre quotidien peut être ponctué d'imprévus. Pour mieux y faire face sans succomber à la panique, prenez l'habitude de ne planifier que sur 50 à 60 % de votre temps réellement disponible. Si aucune surprise ne vient bouleverser votre journée, vous saurez quoi faire pour combler ce temps !

18/ Prévoir vos repas

Si vous prenez l'habitude de prévoir les repas de votre semaine, vous éliminez un stress au quotidien. Les bénéfices sont nombreux: vous ferez les courses en conséquence, vous pourrez déléguer des tâches à d'autres membres de la famille, vous ne succomberez pas à la tentation de commander une pizza au restaurant du coin, vous mangerez probablement plus santé. Essayez aussi d'avoir toujours quelques aliments qui peuvent vous dépanner : poissons surgelés, sauces pour pâtes w filet de porc, etc... . 

Partagez sur les réseaux sociaux

Commentaires :